CV-exempel i textformat
Carina Westerlund
Kontorschef
carina.westerlund@example.com | 070-174 06 38 | Helsingborg
Profil
Kontorschef på en advokatbyrå med 85 medarbetare, med ansvar för reception och växel, konferens, lokaler, inköp, säkerhet och leverantörsavtal. Leder ett team på fyra personer och har en kontorsbudget på 6,2 miljoner kronor. Har tidigare varit kontorsansvarig på en ekonomibyrå och receptionschef på hotell. Projektledde byråns flytt till nya lokaler 2023, som genomfördes med kontoret stängt en enda arbetsdag.
Arbetslivserfarenhet
09/2016 – nu, Kontorschef, Advokatfirman Norell & Sjöö KB, Helsingborg
- Leder reception, växel och konferensservice med fyra medarbetare och sköter schema, rekrytering och medarbetarsamtal.
- Har ansvar för en kontorsbudget på 6,2 miljoner kronor. Omförhandlade avtalen för lokalvård och kaffeservice 2024, vilket sänkte kostnaderna med 340 000 kronor per år.
- Projektledde flytten 2023 från 2 800 till 2 100 kvadratmeter med aktivitetsbaserade arbetsplatser, nya möbler och IT-flytt. Kontoret var stängt en arbetsdag.
- Ansvarar för passersystem och larm och för det systematiska brandskyddsarbetet, med två utrymningsövningar per år.
03/2011 – 08/2016, Kontorsansvarig, Ekonomibyrån Sundström & Lilja AB, Helsingborg
- Skötte ensam kontoret för 22 medarbetare: reception, post, inköp, IT-beställningar och bokning av mötesrum.
- Planerade byråns kundseminarier, sex per år med 40–80 gäster, från lokal och mat till inbjudningar och anmälningar.
- Bytte leverantör för skrivare och kopiering och sänkte kostnaden från 18 000 till 11 500 kronor per kvartal.
08/1997 – 02/2011, Receptionist och receptionschef, Hotell Kronoterrassen, Helsingborg
- Ledde från 2004 receptionen med nio medarbetare i treskift, på ett hotell med 120 rum.
- Samordnade bokningen av sex konferensrum med kök och teknik, i snitt 15 konferenser i veckan.
- Skrev receptionens rutiner för incheckning, kassa och nattrevision och introducerade sommarvikarierna varje år.
Utbildning
2021, Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) för brandskyddsansvariga, en dag
2018, Upphandling och avtal för inköpare, tre dagar
2012, Ledarskap och organisation, 7,5 hp, fristående kurs på distans
08/1994 – 06/1997, Hotell- och restaurangprogrammet, Fregattens gymnasium, Helsingborg
Kompetenser och certifikat
- Kontorsbudget, attest och månadsuppföljning av kostnader
- Upphandling och avtal: lokalvård, bevakning, kaffe och frukt, kopiering och avfall
- Lokalplanering, aktivitetsbaserade kontor och flyttprojekt
- Passersystem, nyckelhantering och larm
- Systematiskt brandskyddsarbete och utrymningsövningar
- Personalansvar: schema, rekrytering och medarbetarsamtal
- Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint och Excel) och system för rumsbokning
Språk
Svenska (modersmål) och engelska (flytande, dagligen med internationella klienter). Danska: klarar vardagliga samtal.
Hur man skriver ett CV för en kontorschef
En kontorschef ser till att kontoret fungerar, så att alla andra kan göra sitt jobb. Ansvaret brukar omfatta reception och växel, lokaler och arbetsplatser, inköp och leverantörsavtal, säkerhet och brandskydd samt en kontorsbudget. På större arbetsplatser ingår ofta personalansvar för receptionister och kontorsassistenter. På mindre företag heter rollen ofta kontorsansvarig och kombineras med ekonomi- eller personaladministration. I CV:t ska rekryteraren direkt se hur stort kontoret var, vilka områden du hade eget ansvar för och vilka beslut du fick fatta: tecknade du avtal, attesterade du fakturor, ledde du en flytt? Titeln kontorschef används också för den som leder ett lokalkontor på en bank eller ett bemanningsföretag, så skriv i profilen vilken sorts kontor du har lett.
Exempel på profil
Efter första meningen ska läsaren veta vilken verksamhet du sköter kontoret för och hur stor den är, till exempel ”kontorschef på en advokatbyrå med 85 medarbetare”. Räkna sedan upp de områden du ansvarar för och ange budget och antal medarbetare om du har det. Ett genomfört projekt, som en flytt eller ett byte av leverantörer, gör profilen konkret.
Exempel på tidigare anställningar
Många kontorschefer har börjat i en reception, på hotell eller som assistent. Visa den vägen, men lägg mest text på de senaste rollerna. Har du haft titeln kontorsansvarig, office manager eller receptionsansvarig, skriv den som den var och låt punkterna visa ansvaret. Kostnader du har sänkt och projekt du har lett är det rekryteraren minns.
Exempel på utbildning
Vägen till kontorschef går sällan via en bestämd utbildning. Många har en gymnasieexamen inom service eller administration och har byggt på med kurser. Skriv ut de kurser som hör till rollen, som brandskydd, arbetsmiljö, upphandling, ledarskap eller fastighetsförvaltning. Ange årtal och längd, så att läsaren ser att kunskapen är aktuell.
Exempel på färdigheter
Ta med de områden du kan svara på följdfrågor om: budget och attest, avtal med leverantörer, lokalplanering, passersystem och brandskydd. Skriv vilka delar av Microsoft 365 eller Google Workspace du administrerar och vilket bokningssystem du använder. Servicekänsla är viktigt i rollen, men visa den hellre med en punkt om reception eller kundmöten.
Typiska arbetsuppgifter som kontorschef
Välj de uppgifter som stämmer för dig och lägg till en siffra eller ett resultat där du kan.
- Leder reception, växel och kontorsservice med ansvar för schema, rekrytering och medarbetarsamtal
- Ansvarar för kontorsbudgeten, attesterar fakturor och följer upp kostnaderna varje månad
- Upphandlar och följer upp avtal för lokalvård, bevakning, kaffe och frukt, kopiering och avfall
- Är företagets kontakt mot hyresvärden vid felanmälningar, ombyggnader och omförhandling av hyresavtalet
- Planerar arbetsplatser, mötesrum och den fysiska arbetsmiljön och leder kontorsflyttar från behovsanalys till inflyttning
- Ansvarar för passersystem, nycklar och larm samt för det systematiska brandskyddsarbetet
- Ser till att nyanställda har dator, telefon, passerkort och arbetsplats klara första dagen
- Planerar kundseminarier, konferenser och personalfester, från lokal och mat till anmälningar
Vanliga frågor
Jag är kontorsansvarig på ett litet företag utan personalansvar. Kan jag söka jobb som kontorschef?
Ja, särskilt om du har haft hand om hela kontoret själv. Lyft fram budget, avtal, lokalfrågor och projekt som en flytt eller ett leverantörsbyte, eftersom det är samma ansvar som en kontorschef har. Har du lett andra, till exempel vikarier, praktikanter eller en receptionist på deltid, skriv det. Det visar att du är redo för personalansvar.
Ska jag skriva office manager eller kontorschef i CV:t?
Skriv den titel du faktiskt hade, så att den stämmer med intyg och referenser. Använder annonsen den andra titeln kan du lägga den inom parentes, till exempel ”Office manager (kontorschef)”. Det gör det också lättare att hitta dig i en CV-databas. Det viktigaste är ändå punkterna, eftersom de visar om ditt ansvar motsvarar det annonsen beskriver.