CV-exempel i textformat
Helena Forsberg
Kontorsadministratör
helena.forsberg@example.com | 070-174 06 87 | Jönköping
Profil
Administratör med över 20 års erfarenhet av kontorsadministration, fakturering och personaladministration i små och medelstora företag. Sköter i dag ekonomiadministration och kontorsdrift för ett byggföretag med 45 anställda: leverantörsfakturor, underlag till lön, personalliggare, avtal och inköp. Skrev kontorets rutinpärm, som används vid varje introduktion, och flyttade 2024 hela pappersarkivet till en digital struktur.
Arbetslivserfarenhet
02/2017 – pågående, Kontorsadministratör, Vätterbygg Entreprenad AB, Jönköping
- Registrerar och konterar cirka 350 leverantörsfakturor per månad och skickar dem på attest till rätt projektledare.
- Sammanställer tidrapporter, frånvaro och semester för 45 anställda och lämnar underlag till lönebyrån varje månad.
- Flyttade 14 års pappersarkiv till en digital mappstruktur med behörigheter, klart på fyra månader under 2024.
- Administrerar elektroniska personalliggare för byggarbetsplatserna och förbereder introduktionen för nyanställda, 11 personer under 2025.
09/2008 – 01/2017, Administratör, Fraktkompaniet Vättern AB, Jönköping
- Fakturerade cirka 200 företagskunder per månad och följde upp kundreskontran.
- Införde ett nytt påminnelseflöde som minskade antalet förfallna kundfakturor med en tredjedel.
- Förde protokoll vid ledningsgruppens möten varannan vecka och höll avtalsregistret uppdaterat.
- Hanterade anställningsavtal, sjukanmälningar och semesterlistor för 60 chaufförer.
06/1997 – 08/2008, Receptionist och kontorsassistent, Fastighetsbolaget Lunnagården AB, Jönköping
- Tog emot besökare och svarade i växeln, cirka 100 samtal per dag.
- Registrerade felanmälningar från hyresgäster och skickade dem vidare till fastighetsskötarna.
- Sorterade och fördelade post och beställde kontorsmaterial.
Utbildning
2015, Lönehantering och personaladministration, kvällskurs på distans, 10 veckor
08/1994 – 06/1997, Handels- och administrationsprogrammet, Strandängens gymnasium, Jönköping
Kompetenser och certifikat
- Leverantörs- och kundreskontra, kontering och attestflöden
- Underlag till lön: tidrapporter, frånvaro och semester
- Elektronisk personalliggare i byggbranschen
- Excel: pivottabeller, LETARAD och mallar för månadsrapporter
- Digitalt dokumentarkiv och behörighetsstyrning
- Protokoll, avtalsregister och inköp
Språk
Svenska: modersmål. Engelska: god i tal och skrift.
Hur man skriver ett CV för en administratör
Ordet administratör kan betyda allt från receptionist till ekonomiassistent, så ditt CV måste visa vilken sorts administration du behärskar. Skriv ut de administrativa arbetsuppgifterna med namn: leverantörsfakturor, attestflöden, underlag till lön, protokoll, avtal, arkiv och inköp. Ange volymer där du kan, till exempel hur många fakturor per månad eller hur många anställda du hanterade tidrapporter för. Nämn vilka system du har arbetat i och vad du kan göra i Excel, i stället för att bara skriva att du är datavan. Har du förbättrat en rutin, som ett arkiv eller ett påminnelseflöde, ta med resultatet. Det visar att du ser hela kontoret och inte bara det som ligger överst i högen.
Exempel på profil
Yrkesrollen och dina starkaste områden ska stå först, till exempel ekonomiadministration, personaladministration eller reception. Skriv sedan hur stor verksamhet du har stöttat, i antal anställda eller fakturor per månad, så att läsaren förstår omfattningen. En mening om något du har byggt upp eller förbättrat gör profilen mer personlig än en rad egenskaper.
Exempel på tidigare anställningar
Under varje anställning ska uppgifterna stå med verb och volym. ”Registrerade cirka 350 leverantörsfakturor per månad” är lättare att bedöma än ”ekonomiarbete”. Har du lång erfarenhet räcker en eller två rader för de äldsta jobben. Lägg mest utrymme på de senaste tio åren, där du troligen hade störst ansvar och använde dagens system.
Exempel på utbildning
Handels- och administrationsprogrammet eller Ekonomiprogrammet är vanliga grunder, men många administratörer har bytt bana senare i livet. Skriv ut utbildningar till ekonomiassistent eller löneadministratör och korta kurser i Excel, lönehantering eller arbetsrätt. För gymnasiet och äldre utbildningar räcker programmets namn, skolan och årtalen.
Exempel på färdigheter
Dela gärna upp listan i system och arbetsområden. Under system skriver du ekonomisystem, lönesystem, ärendehantering och vilka delar av Excel du behärskar. Under arbetsområden passar reskontra, attestflöden, avtalsregister, protokoll och inköp. Kan du branschspecifika krav, som personalliggare i bygg eller sekretess i vården, är det en tydlig fördel.
Typiska arbetsuppgifter som administratör
Välj de uppgifter som stämmer för dig och lägg till en siffra eller ett resultat där du kan.
- Registrerade, konterade och skickade leverantörsfakturor på attest
- Fakturerade kunder och skickade påminnelser vid utebliven betalning
- Sammanställde tidrapporter, frånvaro och semester som underlag till lön
- Förde protokoll och skickade kallelser till lednings- och styrelsemöten
- Höll avtalsregister och arkiv uppdaterade, både digitalt och på papper
- Tog emot samtal, post och besökare samt bokade möten och konferensrum
- Beställde kontorsmaterial och skötte kontakten med leverantörer av städ, IT och fastighetsservice
- Förberedde introduktion för nyanställda med anställningsavtal, behörigheter och utrustning
Vanliga frågor
Hur beskriver jag administrativa arbetsuppgifter så att de inte låter tråkiga?
Utgå från vad uppgiften ledde till. ”Skickade påminnelser” blir starkare som ”införde ett nytt påminnelseflöde som minskade antalet förfallna kundfakturor med en tredjedel”. Ta med volymer och vem du stöttade, till exempel chefer, projektledare eller kunder. Då ser rekryteraren både vad du har gjort och hur mycket ansvar du har haft.
Min erfarenhet sträcker sig över 20 år, ska allt med?
Nej, lägg tyngden på de senaste femton åren och skriv de äldre jobben kort, med titel, företag och årtal. Rekryteraren vill veta vad du kan i dag. Visa också att du arbetar med dagens verktyg, till exempel digitala attestflöden, e-signering och delade dokument i molnet, eftersom det ofta är frågor som kommer upp på intervjun.
Redo att skapa ditt Administratör-CV?
Använd detta CV-exempel som inspiration och skapa ett professionellt CV på bara några minuter.