Personligt brev som administratör: exempel och tips

Administratörsjobb lockar många sökande, och breven blir ofta väldigt lika: strukturerad, ordningsam, van vid datorer. Det som får ett brev att sticka ut är att det visar vilka flöden du har skött, i vilka system och vad som blev bättre när du tog över. Skriv om fakturor, ärenden och rutiner, inte om din personlighet.

Exempel på personligt brev som administratör

Karin Lindqvist

karin.lindqvist@example.com · 070-174 06 35 · Västerås

Ansökan: Administratör, Bergkvist Fastighetsförvaltning AB

Hej Johan,

Förra året kortade vi tiden för att attestera leverantörsfakturor från i snitt tolv dagar till fyra, efter att jag hade flyttat hela flödet från papper och mejl till digital attest i ekonomisystemet. Det är den sortens arbete jag vill fortsätta med, och därför söker jag tjänsten som administratör hos Bergkvist Fastighetsförvaltning.

Jag har arbetat med administration i nio år, de senaste sex på Mälardalens Tekniska Service AB, ett installationsföretag med 80 anställda. Mitt ansvar har vuxit från reception och post till tre områden. Inom ekonomi registrerar och konterar jag runt 600 leverantörsfakturor i månaden och stämmer av leverantörsreskontran inför bokslut. Inom personal sköter jag anställningsavtal, introduktion av nyanställda och tidrapporteringen som ligger till grund för lönen. Som stöd till ledningen bokar jag möten, för protokoll och sammanställer en månadsrapport i kalkylblad.

Fastighetsbranschen känner jag från mina första år i arbetslivet, då jag var kontorsassistent på ett bostadsbolag i Köping. Där tog jag emot felanmälningar från hyresgäster, lämnade ut nycklar mot kvittens och skickade information inför stambyten. Jag vet att en hyresgäst som ringer om ett läckande element vill ha ett tydligt besked om när någon kommer, och att ärendet måste gå att följa för den kollega som tar över.

I annonsen skriver ni att ni ska byta affärssystem under våren. Jag har varit med om ett systembyte förut och var då den som testade fakturaflödet innan det nya systemet togs i bruk och skrev lathundar till kollegorna.

Min uppsägningstid är tre månader. Jag berättar gärna mer om hur systembytet gick till på en intervju, när det passar dig.

Med vänlig hälsning

Karin Lindqvist

Personer och företag i exemplet är påhittade. Byt ut detaljerna mot dina egna erfarenheter.

Därför fungerar brevet

Ett mätbart resultat först

Från tolv till fyra dagars attesttid är en förbättring som en ekonomi- eller kontorschef förstår direkt. Den visar också att Karin förbättrar rutiner och inte bara följer dem.

Ett brett jobb i tre delar

Ekonomi, personal och ledningsstöd får varsin mening. Det gör nio års administration lätt att överblicka och lätt att jämföra med annonsens krav.

Kopplar till just den här arbetsgivaren

Åren på bostadsbolaget och kommentaren om det kommande systembytet visar att Karin har läst annonsen ordentligt. Ett brev som skickas till tio arbetsgivare kan inte innehålla sådana detaljer.

Det här ska du lyfta fram som administratör

Fakturahantering: registrering, kontering, attestflöde och avstämning mot reskontra
Vilka typer av system du har arbetat i, till exempel ekonomisystem, ärendesystem eller tidrapportering
Vad du gör i kalkylblad, som sammanställningar, pivottabeller eller budgetuppföljning
Protokoll, diarieföring och arkivering, särskilt om du söker till kommun eller region
Rutiner du har infört eller förbättrat och vad som blev bättre
Systembyten där du har testat, utbildat kollegor eller skrivit instruktioner
Kontakt med kunder, hyresgäster, leverantörer eller medborgare via telefon och mejl

Tre sätt att inleda brevet

Ni söker en administratör som kan ta över både fakturor och personaladministration, och just den kombinationen har jag arbetat med sedan 2021.

Efter åtta år som undersköterska har jag gått en yrkeshögskoleutbildning till ekonomiassistent och söker nu mitt första jobb som administratör.

När vår skola fick 200 nya elever på ett år var det jag som byggde om hela rutinen för inskrivning, och nu vill jag göra liknande arbete hos er.

Vanliga misstag i personliga brev som administratör

Egenskaper i stället för uppgifter

”Strukturerad och ordningsam” står i nästan varje ansökan. Skriv vad du har hållit ordning på: hur många fakturor, vilket arkiv eller vilka rutiner.

Bara ”van vid dator”

Det säger nästan ingenting i dag. Nämn vilka typer av system du har använt och vad du gjorde i dem, till exempel kontering i ekonomisystemet eller sammanställningar i kalkylblad.

Fel sorts administration i fokus

Administration på en skola, ett byggföretag och en kommun skiljer sig mycket åt. Lyft den del av din erfarenhet som ligger närmast annonsen: ekonomi, personal, dokument eller kundkontakt.

Vanliga frågor

Hur skiljer sig ett brev till en kommun från ett till ett privat företag?

Kommuner och regioner har ofta en mer formell rekryteringsprocess, och ibland ersätter frågor i ansökningsformuläret delar av brevet. Lyft gärna erfarenhet av diarieföring, offentlighetsprincipen, protokoll och ärendehandläggning. Hos ett privat företag väger ekonomi, kundkontakt och tempo ofta tyngre. Anpassa exemplen efter vem som läser.

Jag har jobbat som administratör länge. Hur får jag plats med allt?

Välj två eller tre saker som passar annonsen och berätta om dem ordentligt, gärna med ett resultat för varje. Resten finns i CV:t. Ett brev på en sida som visar vad du har förbättrat säger mer om din erfarenhet än en lista med alla arbetsuppgifter du har haft genom åren.

Brevet och CV:t hör ihop

Rekryteraren läser oftast CV:t först. Skapa ett CV som matchar brevet, i samma stil och med samma exempel.

Skapa ditt CV Se CV-exempel för administratör

Fler exempel på personliga brev

Alla exempel på personliga brev