Personligt brev som chef: exempel och tips

Ett personligt brev som chef ska visa ditt ledarskap genom vad som hände i gruppen när du ledde den. Siffror på sjukfrånvaro, svarstider, budget eller personalomsättning säger mer om din ledarstil än beskrivande ord. Exemplet nedan är skrivet av en gruppchef som söker en tjänst som enhetschef, med ansvar för flera grupper och deras chefer.

Exempel på personligt brev som chef

Petra Lindholm

petra.lindholm@example.com · 070-174 06 85 · Örebro

Ansökan: Enhetschef kundservice, Mälarbygdens Försäkring AB

Hej Henrik,

När jag tog över min grupp på Kustlands Energi AB 2022 hade den högst sjukfrånvaro och längst svarstider på hela kundservice. I dag ligger den bäst på båda. Jag söker tjänsten som enhetschef för er kundservice för att leda samma typ av förändring med fler grupper och genom andra chefer.

Jag är gruppchef för 14 medarbetare med fullt personalansvar: rekrytering, lönesamtal, rehabilitering och systematiskt arbetsmiljöarbete. Det första jag gjorde var att införa en kort avstämning varje morgon och ett enskilt samtal med varje medarbetare var sjätte vecka. Det visade sig att mycket av missnöjet handlade om schemat och inte om arbetet. När gruppen fick lägga en del av schemat själv, inom bemanningskraven, sjönk korttidsfrånvaron från 7,2 till 3,9 procent på ett år.

Jag har också ansvarat för gruppens budget och lett vår del av införandet av ett nytt ärendesystem. Min grupp testade systemet först, och rutinerna vi tog fram används nu av alla sex grupper. Den genomsnittliga väntetiden i telefon gick från sex minuter till under tre, och andelen ärenden som löses vid första kontakten ökade till 78 procent.

Alla beslut har inte varit populära. Jag har genomfört en omorganisation där två tjänster flyttades till en annan avdelning, och jag har drivit ett personalärende som slutade i en uppsägning, i nära samarbete med HR. Det har lärt mig att vara tydlig tidigt och att stanna kvar i samtalen när de blir svåra. Under samma tid har fem av mina medarbetare gått vidare till roller som specialist eller teamledare.

Inför steget till att leda chefer har jag läst arbetsrätt på 7,5 högskolepoäng. Jag berättar gärna mer om hur jag arbetar och hoppas att vi får ses.

Med vänliga hälsningar

Petra Lindholm

Personer och företag i exemplet är påhittade. Byt ut detaljerna mot dina egna erfarenheter.

Därför fungerar brevet

Resultatet kommer i första stycket

Gruppen gick från sämst till bäst på sjukfrånvaro och svarstider. Rekryteraren vet direkt vad hon har åstadkommit och varför hon söker ett större ansvar.

Handlingar i stället för egenskaper

Morgonavstämningar, samtal var sjätte vecka och ett schema som gruppen fick lägga själv förklarar hur korttidsfrånvaron sjönk från 7,2 till 3,9 procent.

Tar upp de svåra besluten

Omorganisationen och personalärendet visar att hon klarar den del av chefsjobbet som sällan syns i annonsen, och hon gör det utan att lämna ut någon.

Det här ska du lyfta fram som chef

Hur många medarbetare du har lett och vilket ansvar du har haft för personal, budget och arbetsmiljö
Resultat med siffror, till exempel sjukfrånvaro, personalomsättning, kundnöjdhet eller budgetutfall
Förändringsarbete du har lett, som nya system, nya arbetssätt eller en omorganisation
Rekrytering, introduktion och medarbetare som har gått vidare till nya roller
Kunskap om arbetsrätt, rehabiliteringsansvar och systematiskt arbetsmiljöarbete
Svåra samtal och beslut du har stått för, beskrivna utan att peka ut någon
Erfarenhet av att leda andra chefer eller samordnare, om tjänsten kräver det

Tre sätt att inleda brevet

Efter åtta år som specialist på er ekonomiavdelning söker jag tjänsten som gruppchef, och jag vet redan vilka tre saker jag vill börja med.

Under min tid som butikschef har vi gått från röda siffror till överskott två år i rad, och nu söker jag tjänsten som regionchef för att göra samma sak i fler butiker.

Jag har lett produktionen på nattskiftet i fem år, med 22 operatörer och tre skiftledare, och söker nu tjänsten som produktionschef hos er.

Vanliga misstag i personliga brev som chef

Beskriva ledarstilen med modeord

”Coachande” och ”tydlig” säger lite om hur du faktiskt leder. Beskriv ett beslut du fattade och vad som hände efteråt.

Ta åt dig hela äran

Skriv ”vi” om gruppens resultat och ”jag” om det du själv gjorde, till exempel att du införde avstämningarna. Det blir både ärligare och mer trovärdigt.

Inte förklara steget upp

Söker du en högre chefsroll, visa att du förstår vad som skiljer den från din nuvarande, till exempel att leda via andra chefer, och hur du har förberett dig.

Vanliga frågor

Hur visar jag ledarskap om jag aldrig har haft personalansvar?

Beskriv situationer där du har lett andra utan chefstitel: som samordnare, projektledare, handledare för nyanställda eller ersättare när chefen var borta. Skriv vad du ansvarade för och vad det ledde till. Säg också rakt ut att det är din första chefstjänst, så att rekryteraren ser att du vet vad steget innebär.

Kan jag skriva om resultat som är interna?

Använd siffror som går att dela, till exempel förändringar i procent i stället för belopp. Antal medarbetare, budgetens ungefärliga storlek och utvecklingen av sjukfrånvaro brukar gå bra att nämna. Är du osäker, avrunda eller beskriv utvecklingen utan exakta tal. Nämn aldrig kunder, avtal eller enskilda medarbetare vid namn.

Brevet och CV:t hör ihop

Rekryteraren läser oftast CV:t först. Skapa ett CV som matchar brevet, i samma stil och med samma exempel.

Skapa ditt CV

Fler exempel på personliga brev

Alla exempel på personliga brev