Personligt brev som projektledare: exempel och tips

Den som anställer en projektledare vill veta hur dina projekt slutade: blev de klara i tid, inom budget och med det innehåll som beställaren bad om? Ett bra brev svarar med ett eller två projekt och visar vad du gjorde när planen sprack. Exemplet nedan är skrivet av en IT-projektledare som lämnar konsultlivet för en fast tjänst.

Exempel på personligt brev som projektledare

Viktor Engström

viktor.engstrom@example.com · 070-174 06 03 · Karlstad

Ansökan: Projektledare IT, Ljungsätra Energi AB

Hej Camilla,

”Det här är första gången ett IT-projekt hos oss blir klart på det datum som står i avtalet.” Det sa förvaltningschefen hos min senaste kund, ett bostadsbolag med 11 000 hyresgäster, när vår nya självserviceportal togs i drift i mars. Den meningen vill jag gärna höra fler gånger, och därför söker jag tjänsten som projektledare inom IT hos Ljungsätra Energi.

Projektet hade tio månader och en budget på 6,4 miljoner kronor. Vi blev klara efter nio och en halv månad och landade på 6,1 miljoner. Det avgörande beslutet kom i månad fyra, när leverantören av fastighetssystemet meddelade att integrationen skulle bli sex veckor försenad. I stället för att flytta hela leveransen föreslog jag styrgruppen att lägga digital nyckelhantering i en egen etapp. Hyresgästerna fick felanmälan, hyresavtal och hyresavier i portalen i tid, och nyckelfunktionen kom tre månader senare utan extra kostnad.

Jag har arbetat som projektledare i elva år, de senaste sex på Kvarnby Konsult AB. Mina projekt har haft mellan tre och fjorton deltagare och har genomförts både till fast pris och på löpande räkning. Mot styrgruppen arbetar jag med en tidplan i faser och en risklista som vi går igenom varje månad. Utvecklingsteamen planerar i tvåveckorssprintar enligt Scrum, och jag ser till att kundens produktägare har avsatt tid för att prioritera. Jag är PMP-certifierad sedan 2020.

Som konsult lämnar jag projektet samma vecka som systemet tas i drift. Hos er vill jag vara kvar och följa upp om kundportalen som ni ska bygga under 2027 faktiskt minskar samtalen till er kundservice, och använda det vi lär oss när nästa projekt planeras.

Mitt nuvarande uppdrag avslutas i slutet av januari, och efter det har jag inget nytt bokat. Ring gärna, så kan vi ses redan i december.

Vänliga hälsningar

Viktor Engström

Personer och företag i exemplet är påhittade. Byt ut detaljerna mot dina egna erfarenheter.

Därför fungerar brevet

Beställaren får tala först

Citatet om datumet i avtalet är ett omdöme från någon annan, och det väger tyngre än om Viktor hade beskrivit sig själv. Han kopplar det direkt till varför han söker tjänsten.

Alla tre måtten finns med

Nio och en halv av tio månader, 6,1 av 6,4 miljoner och en funktion som flyttades till en senare etapp. Tid, budget och omfattning redovisas i samma stycke.

Förseningen visar hur han styr

När leverantören blev sex veckor sen föreslog han styrgruppen att dela upp leveransen. Läsaren ser ett konkret beslut och vad det betydde för hyresgästerna.

Det här ska du lyfta fram som projektledare

Projektens storlek: budget, antal deltagare och hur länge de pågick
Utfall mot plan i tid, budget och omfattning, även när något avvek
Hur du rapporterar till styrgrupp och beställare, till exempel med statusrapporter och risklista
Vilka arbetssätt du använder: fasindelad projektmodell, Scrum eller en blandning
Certifiering som PMP eller IPMA och vilken nivå du har
Styrning av leverantörer och avtalsformer som fast pris eller löpande räkning
Branschen dina projekt har gällt, till exempel IT, bygg eller event

Tre sätt att inleda brevet

Tre av mina fyra senaste projekt tog jag över mitt i genomförandet, och alla tre stängdes inom den budget som styrgruppen beslutade om när jag kom in.

Tre nya skolor på fem år kräver en tidplan som alla parter kan lita på, och den sortens tidplaner har jag hållit i som projektledare inom bygg sedan 2014.

Under fem år som systemförvaltare skrev jag om flera överlämningsplaner i efterhand, och nu söker jag tjänsten som projektledare för att få göra dem rätt från början.

Vanliga misstag i personliga brev som projektledare

Projekt utan utfall

En lista över projekt du har deltagit i säger lite. Välj ett eller två och skriv hur de slutade mot plan: datum, budget och vad som faktiskt levererades.

Metodord utan sammanhang

Att räkna upp Scrum, Kanban och agilt visar inte hur du arbetar. Beskriv hellre hur styrgruppen fick sina beslutsunderlag och hur teamen planerade i ditt senaste projekt.

Bara projekt som gick enligt plan

Ett projekt helt utan problem blir svårt att tro på. Berätta om en försening eller ett budgethot och vad du gjorde åt det, så ser rekryteraren hur du styr när planen inte håller.

Vanliga frågor

Ska jag nämna min projektcertifiering i brevet?

Ja, kort, om annonsen frågar efter den eller om tjänsten gäller stora projekt. Skriv vilken certifiering och nivå du har, till exempel PMP eller IPMA nivå C, i en mening. Lägg sedan mer utrymme på hur du har använt den i ett verkligt projekt. Certifikatet visar att du kan teorin, projektet visar att du kan leda.

Hur mycket ska jag skriva om tekniken i ett IT-projekt?

Ganska lite. Brevet läses oftast av en avdelningschef eller HR, inte av en utvecklare. Nämn vilka system och integrationer projektet gällde så att läsaren förstår omfattningen, men lägg tyngden på planering, beslut och resultat. Ska du också vara teknisk expert i tjänsten, ge den delen ett eget kort stycke.

Brevet och CV:t hör ihop

Rekryteraren läser oftast CV:t först. Skapa ett CV som matchar brevet, i samma stil och med samma exempel.

Skapa ditt CV Se CV-exempel för projektledare

Fler exempel på personliga brev

Alla exempel på personliga brev