Personligt brev för kundtjänst: exempel och tips

Som kundtjänstmedarbetare bedöms du på hur du hanterar samtal, chatt och mejl: hur många ärenden du löser, hur du lugnar en upprörd kund och hur snabbt du lär dig nya system. Exemplet nedan är skrivet av någon som byter från butik till kundtjänst på ett finansbolag och visar hur erfarenhet från kassan kan översättas till kundtjänst.

Exempel på personligt brev som kundtjänstmedarbetare

Leila Karimi

leila.karimi@example.com · 070-174 06 74 · Örebro

Ansökan: Kundtjänstmedarbetare, Ekbacka Finans AB

Hej Maria,

Hur förklarar man en påminnelseavgift för en kund som är säker på att hen redan har betalat? Den frågan har jag fått svara på många gånger vid kassan, och nu vill jag arbeta med sådana samtal på heltid. Därför söker jag tjänsten som kundtjänstmedarbetare hos Ekbacka Finans.

I sex år har jag arbetat på Teknikboden i Örebro, en butik för hemelektronik och vitvaror. Där har jag hjälpt kunder att handla på delbetalning, vilket betyder att jag har gjort kreditansökningar, förklarat ränta och avgifter och tagit emot kunder som kom tillbaka med frågor om sina fakturor. Jag har också skött butikens reklamationer, runt 30 ärenden i veckan, från första kontakt till beslut om reparation, byte eller pengar tillbaka.

Det är just de samtalen jag tycker bäst om i mitt jobb: när någon kommer in irriterad och går därifrån med en lösning. Förra året började butiken mäta kundnöjdheten efter varje reklamation, och mina ärenden fick i snitt 4,6 av 5. Jag tror att det beror på att jag låter kunden prata klart innan jag förklarar, och att jag alltid säger vad som händer härnäst och när.

Jag vet att mycket av ert arbete sker skriftligt. I butiken svarade jag på kundmejl och i vår chatt två eftermiddagar i veckan, och jag skriver snabbt med tiofingersystemet. I våras läste jag dessutom kursen Privatjuridik på komvux på distans, så att jag står stadigare när kunder frågar om avtal, reklamationsrätt och betalningsansvar.

Jag har en månads uppsägningstid och arbetar gärna kvällar, eftersom jag har sett att er kundtjänst har öppet till klockan 20. Jag kommer gärna på en intervju, och min butikschef har lovat att ställa upp som referens.

Med vänlig hälsning

Leila Karimi

Personer och företag i exemplet är påhittade. Byt ut detaljerna mot dina egna erfarenheter.

Därför fungerar brevet

En fråga som visar jobbet

Påminnelseavgiften är ett samtal som en kundtjänst på ett finansbolag tar varje dag. Med den första meningen visar Leila att hon förstår vad jobbet handlar om, trots att hon kommer från butik.

Butiksjobbet översatt till kundtjänst

Kreditansökningar, fakturafrågor och 30 reklamationer i veckan är samma typ av ärenden som kundtjänsten hanterar. Hon plockar ut det relevanta i stället för att beskriva allt hon gör i butiken.

Kundnöjdhet med förklaring

Betyget 4,6 av 5 är ett mått som kundtjänstchefer känner igen. Att hon också förklarar hur hon når det, genom att låta kunden prata klart, gör siffran trovärdig.

Det här ska du lyfta fram som kundtjänstmedarbetare

Vilka kanaler du har arbetat i: telefon, chatt, mejl eller sociala medier
Ungefär hur många ärenden eller samtal du hanterar per dag eller vecka
Mått på resultat, som kundnöjdhet, ärenden lösta vid första kontakten eller svarstider
Erfarenhet av ärendesystem, CRM eller andra kundsystem
Hur du tar hand om arga eller oroliga kunder, med ett kort exempel
Kunskap om fakturor, betalningar, krediter eller försäkringar om du söker till ett finansbolag
Språk, och att du skriver snabbt och korrekt på svenska

Tre sätt att inleda brevet

Jag har svarat i telefon på ett elbolags kundtjänst i två år och söker nu tjänsten som kundtjänstmedarbetare hos er för att få arbeta mer med chatt och mejl.

Sjuttio samtal om dagen, varav några med kunder som just har fått sin första betalningsanmärkning: så ser min vardag ut på ett inkassobolag i Västerås.

Som undersköterska har jag lärt mig att förklara krångliga besked för oroliga människor, och det vill jag nu göra i er kundtjänst.

Vanliga misstag i personliga brev som kundtjänstmedarbetare

”Bra servicekänsla” utan exempel

Det står i nästan alla ansökningar till kundtjänst. Beskriv i stället ett ärende där kunden var missnöjd och vad du gjorde för att lösa det.

Fokus på det du vill bort från

Som karriärbytare är det lätt att skriva om vad du har tröttnat på. Skriv i stället vad du vill göra mer av och vilka delar av ditt nuvarande jobb som redan liknar kundtjänst.

Den skriftliga delen glöms bort

Mycket kundtjänst sker i chatt och mejl. Nämn att du skriver snabbt och tydligt, och tänk på att brevet självt är ditt första arbetsprov i skriftlig kommunikation.

Vanliga frågor

Hur skriver jag ett personligt brev till kundtjänst utan erfarenhet av kundtjänst?

Leta efter situationer där du har löst problem åt kunder, i butik, restaurang, vård eller på ett lager med kundkontakt. Beskriv ett konkret ärende: vad kunden ville, vad du gjorde och hur det slutade. Visa också att du är van vid datorer och skriver bra, eftersom mycket av jobbet sker i chatt och mejl.

Behöver jag kunna ekonomi för att jobba i kundtjänst på en bank eller ett finansbolag?

Du får oftast en introduktion i produkterna, men det hjälper att förstå begrepp som ränta, avgifter, påminnelser och avbetalningsplan. Har du hanterat fakturor, kassa eller delbetalning tidigare är det värt att nämna. Du behöver inte vara ekonom, men du behöver kunna förklara siffror enkelt för en kund som är orolig.

Brevet och CV:t hör ihop

Rekryteraren läser oftast CV:t först. Skapa ett CV som matchar brevet, i samma stil och med samma exempel.

Skapa ditt CV Se CV-exempel för kundtjänstmedarbetare

Fler exempel på personliga brev

Alla exempel på personliga brev