Personligt brev som handläggare: exempel och tips

Ett personligt brev som handläggare ska visa att du kan driva ett ärende från inkommen handling till ett beslut som håller. Söker du en tjänst som administrativ handläggare i kommun eller region vill läsaren dessutom se att du förstår diarieföring, nämndens arbete och offentlighetsprincipen. Exemplet nedan är skrivet av en skadereglerare som byter till kommunen.

Exempel på personligt brev som handläggare

Josefin Ahlgren

josefin.ahlgren@example.com · 070-174 06 29 · Norrköping

Ansökan: Administrativ handläggare, kommunledningskontoret, Granviks kommun

Hej Ulrika,

Ett skadeärende och ett ärende i en kommun har en sak gemensamt: någon ska kunna öppna akten om ett år och förstå varför beslutet blev som det blev. Sedan 2020 skriver jag sådana akter som skadereglerare, och nu söker jag tjänsten som administrativ handläggare på kommunledningskontoret i Granviks kommun.

På Fyrhamns Försäkring handlägger jag villaskador, främst vattenskador och inbrott, och avgör omkring 70 ärenden i månaden. Jag hämtar in underlag från kund, hantverkare och besiktningsman, prövar dem mot villkoren och skriver ett beslut som förklarar vad som ersätts och varför. Förra året begärde kunderna omprövning av färre än tre av hundra beslut, och nästan alla stod sig. Jag har också skrivit om fyra av bolagets standardbrev, så att de blev kortare och går att förstå utan försäkringsord.

Offentlig förvaltning har andra regler än ett försäkringsbolag, och dem har jag lärt känna från andra sidan bordet. Sedan 2023 är jag ersättare i en nämnd i kommunen där jag bor. Inför varje sammanträde läser jag kallelser, tjänsteskrivelser och protokoll, och jag har sett hur mycket det betyder att ett beslutsunderlag är kort och att förslaget till beslut går att förstå utan förkunskaper.

Hos er vill jag använda samma vana: diarieföra så att ett ärende alltid går att hitta, skriva tjänsteskrivelser och protokoll som håller och svara snabbt när någon begär ut en allmän handling. Jag har tre månaders uppsägningstid och kan därför börja den 1 mars. Har du frågor om hur en skadereglerare arbetar svarar jag gärna på dem i ett samtal.

Med vänliga hälsningar

Josefin Ahlgren

Personer och företag i exemplet är påhittade. Byt ut detaljerna mot dina egna erfarenheter.

Därför fungerar brevet

En gemensam nämnare i första meningen

Akten som ska gå att förstå om ett år förklarar varför en skadereglerare passar i en kommun. Sektorsbytet behöver inga fler argument än så.

Beslut som håller, inte bara många beslut

70 ärenden i månaden visar volym, men att färre än tre av hundra beslut omprövades visar kvaliteten. Det är den kombinationen en förvaltning letar efter.

Nämndarbetet sett från andra sidan

Som ersättare har Josefin läst tjänsteskrivelser och protokoll inför sammanträden. Hon visar att hon vet vad handläggarens texter används till, utan att skriva vilket parti hon tillhör.

Det här ska du lyfta fram som handläggare

Diarieföring och registrering i ett ärendehanteringssystem
Beredning av ärenden: tjänsteskrivelser, beslutsunderlag och remissvar
Nämndadministration: kallelser, protokoll och expediering av beslut
Begäran om allmän handling och sekretessprövning inför utlämnande
Kunskap om förvaltningslagen, kommunallagen och offentlighetsprincipen
Uppföljning och sammanställningar i Excel, till exempel ärendestatistik eller budgetuppföljning
Kontakt med invånare, företag och andra myndigheter på telefon och skriftligt

Tre sätt att inleda brevet

Allt från elevärenden till upphandlingar har passerat mitt skrivbord under tre år som registrator på en gymnasieskola, och nu vill jag bereda ärendena själv som administrativ handläggare.

Sedan i våras vikarierar jag som nämndsekreterare för socialnämnden i en grannkommun, och protokollen är den del av jobbet jag helst vill fortsätta med.

Jag tog min kandidatexamen i statsvetenskap i juni, och praktiken på en kommunal miljöförvaltning gjorde att jag vet att det är som handläggare jag vill börja.

Vanliga misstag i personliga brev som handläggare

Den offentliga ramen saknas

En handläggare i kommun arbetar enligt förvaltningslagen och offentlighetsprincipen. Kommer du från privat sektor, visa att du vet vad det innebär, till exempel att handlingar diarieförs och kan begäras ut.

Myndighetsspråk i ansökan

Ord som ”undertecknad” och ”i enlighet med ovanstående” gör dig inte mer lik en handläggare. Språket i offentlig verksamhet ska enligt språklagen vara vårdat, enkelt och begripligt, och det gäller även ditt brev.

Bara volym, inget om kvalitet

Antal ärenden visar hur mycket du hinner, inte hur bra besluten är. Visa också kvaliteten, till exempel hur ofta dina beslut ändrades efter omprövning eller överklagande.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan handläggare och administrativ handläggare?

Som handläggare utreder du ofta ärenden och fattar eller förbereder beslut, till exempel om bygglov eller bistånd. En administrativ handläggare stöttar mer verksamheten med diarieföring, nämndadministration, uppföljning och utredningar. Gränsen ser olika ut i olika kommuner och regioner, så läs arbetsuppgifterna i annonsen noga och lyft det som passar.

Ska jag nämna ett politiskt uppdrag när jag söker till en kommun?

Det kan vara en styrka, eftersom du då vet hur nämnder och beslut fungerar. Du behöver inte skriva vilket parti du representerar. Gäller uppdraget samma kommun som du söker till, nämn det öppet så att arbetsgivaren kan bedöma om det påverkar tjänsten. Som anställd arbetar du sedan sakligt, oavsett vem som styr.

Brevet och CV:t hör ihop

Rekryteraren läser oftast CV:t först. Skapa ett CV som matchar brevet, i samma stil och med samma exempel.

Skapa ditt CV

Fler exempel på personliga brev

Alla exempel på personliga brev