Personligt brev som receptionist: exempel och tips

En receptionist är den första som besökare och kunder möter, och arbetsgivaren vill se att du klarar många saker på en gång: telefonen som ringer, en kö vid disken och en bokning som har blivit fel. Exemplet nedan är skrivet av en hotellreceptionist som söker sig till en kontorsreception och bygger på konkreta siffror från vanliga arbetsdagar.

Exempel på personligt brev som receptionist

Sofia Mattsson

sofia.mattsson@example.com · 070-174 06 86 · Linköping

Ansökan: Receptionist, Brovik Teknik AB

Hej Anders,

Mellan klockan sju och tio en vardagsmorgon checkar jag ut omkring 80 hotellgäster, svarar i telefon och ser till att frukostmatsalen vet vilka grupper som är på väg. Efter tre år i hotellreceptionen söker jag nu tjänsten som receptionist hos Brovik Teknik, där jag vill använda samma vana i en reception med besökare, växel och möten.

Jag arbetar på Hotell Lärkan i Linköping, som har 160 rum och många affärsresenärer och konferensgäster. Jag sköter in- och utcheckning, betalningar och kassaavslut i bokningssystemet, hanterar ändringar och avbokningar och tar emot konferenskunder som vill ha lokal, lunch och teknik ordnade. En dag i våras kom en buss med 40 gäster ett dygn för tidigt. Genom att flytta om bokningar och ringa ett hotell i närheten fick alla ett rum samma kväll.

Säkerhet är en större del av receptionsjobbet än många tror. Jag håller koll på vem som finns i huset, aktiverar och spärrar nyckelkort och var med och höll i hotellets utrymningsövning förra året. Hos er, med 250 anställda och många besökare, blir det ännu viktigare: besöksbrickor, passerkort och en aktuell besökslista den dag brandlarmet går.

Utöver receptionen har jag under hösten tagit emot post och bud åt hotellets kontor och bokat om mötesrum när konferensvärden har varit ledig. Jag talar svenska och engelska obehindrat och klarar enklare samtal på tyska, vilket kan vara till nytta eftersom ni har många kunder i Tyskland.

Jag kan börja i januari och kommer gärna på en intervju för att höra mer om hur er reception fungerar.

Med vänliga hälsningar

Sofia Mattsson

Personer och företag i exemplet är påhittade. Byt ut detaljerna mot dina egna erfarenheter.

Därför fungerar brevet

En arbetsmorgon i första meningen

80 utcheckningar på tre timmar medan telefonen ringer visar direkt att Sofia klarar många saker samtidigt. Det är kärnan i receptionsjobbet, oavsett om det är på hotell eller kontor.

Ett problem som hon löste

Bussen som kom ett dygn för tidigt är ett tydligt exempel på hur hon arbetar under press. Läsaren ser vad som hände, vad hon gjorde och hur det slutade.

Hotellvanan översatt till kontoret

Hon kopplar nyckelkort och utrymningsövningar till passerkort och besökslistor. Då behöver rekryteraren inte själv fundera ut om hotellerfarenheten passar en kontorsreception.

Det här ska du lyfta fram som receptionist

Hur många besökare, gäster eller samtal du tar emot en vanlig dag
Bokningssystem, växel, besökssystem och system för passerkort
Kassa, betalningar och kassaavslut, om du kommer från hotell
Säkerhetsrutiner: besöksregistrering, nyckel- eller passerkort och utrymning
Bokning av konferens- och mötesrum, inklusive mat och teknik
Vilka språk du talar och hur bra
Post, bud och leveranser, om annonsen gäller en kontorsreception

Tre sätt att inleda brevet

Jag talar svenska, engelska och arabiska, och efter fyra somrar i receptionen på ett vandrarhem söker jag nu en fast tjänst som receptionist hos er.

Efter fem år i växeln på ett bostadsbolag med 3 000 lägenheter söker jag nu tjänsten som receptionist hos er.

Tack för ett trevligt samtal i tisdags, när du berättade att den nya receptionisten också ska ta hand om konferensbokningarna.

Vanliga misstag i personliga brev som receptionist

Säkerhetsdelen glöms bort

På många kontor ansvarar receptionen för besöksregistrering, passerkort och utrymningslistor. Har du arbetat med sådana rutiner är det värt en egen mening.

Mer om arbetsplatsen än om dig

Det är lätt att skriva mycket om hotellet eller företaget du kommer från. Skriv kort om arbetsplatsen och lägg orden på vad du själv gjorde: antal gäster, vilka system och vilka problem du löste.

Vaga språkkunskaper

Skriv inte bara ”goda kunskaper i engelska”. Ange vilka språk du talar, hur bra och hur du använder dem, till exempel i samtal med utländska gäster eller i bokningsbekräftelser.

Vanliga frågor

Är det skillnad på att söka till en hotellreception och en kontorsreception?

Ja, tyngdpunkten skiljer sig. På hotell väger bokningssystem, betalningar, kvällspass och språk tungt. På ett kontor handlar det mer om besökshantering, växel, post, mötesrum och säkerhetsrutiner, och arbetstiderna följer oftare kontorstider. Lyft den del av din erfarenhet som passar, och visa hur resten går att använda i det nya jobbet.

Hur visar jag att jag klarar stress utan att skriva att jag är stresstålig?

Beskriv en verklig situation med flera saker på en gång: en kö vid disken, ett samtal som väntar och en bokning som har blivit fel. Berätta i två eller tre meningar vad du prioriterade och hur det slutade. Med ett sådant exempel drar rekryteraren själv slutsatsen att du håller huvudet kallt.

Brevet och CV:t hör ihop

Rekryteraren läser oftast CV:t först. Skapa ett CV som matchar brevet, i samma stil och med samma exempel.

Skapa ditt CV

Fler exempel på personliga brev

Alla exempel på personliga brev